Bestaande BV. Alleen het digitaal register, geen oprichting.
Heb je al een BV? Dan hoef je niet opnieuw op te richten om het Digital Notary-register te gebruiken. We migreren je register van Excel naar Nxchange.
Je BV bestaat al een tijd. Misschien drie jaar, misschien tien. De oprichting is destijds bij een lokale notaris gedaan, en sindsdien wordt het aandeelhoudersregister bijgehouden in een Excel-bestand, een Word-document, of in het hoofd van de boekhouder. Iedere keer dat er een aandelentransactie was, ging je terug naar dezelfde notaris, betaalde €600 tot €1.200, en de papieren stapelden zich op in een ordner.
Nu komt er een moment waarop dit pijnlijk wordt. Een investeerder vraagt om je aandeelhoudersregister voor due diligence. Een advocaat ontdekt dat de cap-table en het officiële register niet helemaal in sync zijn. Of je wilt eindelijk een optieplan voor je team uitrollen en je realiseert dat iedere optie-uitgifte opnieuw notariële kosten van honderden euro's per persoon meebrengt.
Voor exact deze situatie hebben we een overstap-traject. Je BV blijft volledig dezelfde, met hetzelfde KvK-nummer, dezelfde statuten (tenzij we ze meteen ook bijwerken), dezelfde fiscale geschiedenis. Wat verandert: je register wordt audit-proof gemigreerd naar Nxchange en alle toekomstige transacties verlopen digitaal voor €199 per stuk. Je betaalt eenmalig voor de migratie, daarna maandelijks zoals iedere andere BV.
Voor wie dit traject is.
- Bestaande BV's met een Excel- of Word-register dat investeerders niet zal accepteren
- BV's die voor het eerst due diligence of een ronde voorbereiden
- Ondernemers die hun aandeelhoudersadministratie naar een audit-proof platform willen tillen
- Familie-BV's met meerdere aandeelhouders die nu moeilijk te beheren zijn
- BV's die binnenkort een optieplan willen uitrollen voor werknemers
- Founders die merken dat hun huidige notaris te traag is voor het tempo van hun bedrijf
Wat erbij hoort.
- Volledige migratie van je huidige register naar het digitale aandeelhoudersregister via Nxchange
- Eénmalige notariële handeling om de nieuwe registratievorm formeel vast te leggen
- Reconstructie van eventuele historische mutaties (in overleg met je accountant of advocaat)
- Alle toekomstige aandelentransacties voor €199 in plaats van €600 tot €1.200 bij een notaris
- Volledige cap-table met historie in het platform, deelbaar voor due diligence
- Iedere aandeelhouder krijgt eigen toegang tot zijn eigen positie
Stap voor stap, wat er gebeurt.
Iedere oprichting volgt dezelfde structuur, alleen de volgorde van wachten verschilt per situatie.
- Week 1
Intake en analyse
Je stuurt ons je huidige register, statuten, en eventuele relevante notariële akten van mutaties. We analyseren de complexiteit: hoeveel aandeelhouders, hoeveel historische transacties, of de papieren documentatie compleet is. Op basis daarvan krijg je een vaste prijs of een gedetailleerde offerte.
- Week 1 tot 2
Wwft voor bestaande aandeelhouders
Alle huidige aandeelhouders moeten opnieuw een Wwft-identificatie doen via Sumsub. Dit is wettelijk vereist bij overgang naar een nieuwe registratievorm. Voor iedere aandeelhouder kost dit ongeveer 10 minuten.
- Week 2
Reconstructie van de cap-table
We bouwen je actuele cap-table op in het platform en, als jouw papieren administratie het toestaat, ook de historische mutaties (uitgiftes, overdrachten, optie-uitgiftes). Wat we niet kunnen reconstrueren markeren we als 'pre-migratie startpositie'.
- Week 2 of 3
Notariële handeling: nieuwe registratievorm
Een aangewezen notaris passeert een akte die de overgang naar het gegiraliseerde register vastlegt. Dit is een eenmalige formele handeling waarmee Nxchange officieel het register gaat voeren in plaats van jouw Excel-bestand.
- Week 3 tot 4
Register live, toegang voor iedereen
Iedere aandeelhouder krijgt een platform-account en ziet zijn eigen positie. De oude papieren administratie wordt gearchiveerd; vanaf nu is het Nxchange-register de bron van waarheid.
- Daarna
Toekomstige mutaties digitaal
Iedere nieuwe uitgifte, overdracht of optie-toekenning verloopt voor €199 per transactie. Een ronde, een optie-uitgifte of een founder-vertrek kan binnen werkdagen geregeld worden, niet weken.
Veelgemaakte fouten in deze situatie.
Geen marketing. Dit is wat we maandelijks bij founders zien terugkomen.
- 01
Te lang wachten met migratie
We zien BV's die wachten tot de eerste investeerder belt voordat ze hun register op orde brengen. Op dat moment moet je in paniek wat normaal in vier weken gebeurt in tien dagen forceren. Dat lukt vaak niet zonder DD-problemen. Migreer vóór je een ronde nodig hebt, niet eronder.
- 02
Niet alle historie reconstrueerbaar
Als je sinds 2015 mutaties hebt gedaan zonder notariële vastlegging ("we hebben het wel afgesproken"), kunnen we die historie niet als notarieel waterdicht reconstrueren. We documenteren wat er gevonden wordt, maar gaten in de papieren ketting blijven gaten. Een investeerderadvocaat kan daar in DD vragen over stellen. Eerlijk vooraf is beter dan ontdekt worden.
- 03
Aandeelhouders die niet meewerken
Voor de migratie moet iedere aandeelhouder Wwft-identificatie doen. Een aandeelhouder die niet meewerkt kan het traject blokkeren. Voor familie-BV's met passieve aandeelhouders kan dit verrassend lastig zijn. Begin het gesprek vroeg.
- 04
Statuten niet meegenomen in de migratie
Veel BV's hebben verouderde statuten (vóór 2012 was het minimumkapitaal €18.000, sommige statuten verwijzen nog steeds naar oude regels). Bij een migratie is het een goed moment om statuten ook te moderniseren (€499). Anders loop je later tegen beperkingen aan bij aandelentransacties die met moderne statuten geen probleem zouden zijn.
- 05
Belastingdienst-melding vergeten
Bij overgang naar een gegiraliseerd register zijn er soms aanvullende meldingen aan de Belastingdienst nodig (bijvoorbeeld over de fiscale woonplaats van aandeelhouders). Wij signaleren waar relevant en helpen met de melding; je accountant doet de feitelijke aangifte.
Wat het kost, eerlijk uitgesplitst.
Inbegrepen en niet inbegrepen, naast elkaar. Wij houden niets buiten beeld.
- Eenvoudige migratievanaf €7491 tot 3 aandeelhouders, geen historische mutaties, schone papieren administratie
- Gemiddelde migratie€1.500 tot €3.000Tot 10 aandeelhouders, enige historische mutaties, deels reconstrueerbaar
- Complexe migratieOfferte op aanvraagFamilie-BV's met decennia historie, vele aandeelhouders, optieplannen, of incomplete documentatie
- Statutenmodernisering (optioneel)€499Slim moment om verouderde statuten te updaten naar moderne flex-BV-vorm
- Maandelijks na migratie€24,99Identiek aan Pro-pakket
- Toekomstige aandelentransactie€199 per stukUitgifte, overdracht, optie-toekenning, conversie
Wat als je het anders zou doen?
Soms is Digital Notary niet de beste route. Hieronder de alternatieven die we vaak tegenkomen.
- Alt 01
Bij huidige notaris blijven
Werkt prima zolang je weinig transacties verwacht. Iedere transactie kost €600 tot €1.200 en duurt 2 tot 4 weken. Voor een BV met af en toe een mutatie (familievermogen, stabiele co-founders) is dat acceptabel. Voor een groeiende startup met regelmatige cap-table-bewegingen wordt het snel een rem op je tempo.
- Alt 02
Wachten tot de ronde komt
Sommige founders denken: "we regelen het wel als er een term-sheet ligt". Probleem: tussen term-sheet en closing zit typisch 4 tot 8 weken. Daarvan gaan 3 tot 4 weken naar due diligence. Een onverwachte register-migratie midden in DD kost weken extra en zenuwen die je niet hebt. Migreer vooraf, in rustige tijd.
- Alt 03
Volledig nieuwe BV oprichten en assets overhevelen
Theoretisch kun je een nieuwe BV oprichten met Digital Notary en alle bezittingen van de oude BV overhevelen. In praktijk is dat veel duurder en complexer dan migratie van het register: nieuwe oprichting, juridische overdracht van contracten, klanten- en personeels-overdracht, mogelijk overdrachtsbelasting bij vastgoed, fiscale gevolgen bij waardeoverdracht. Vrijwel nooit de juiste route.
Het pakket dat past.
Geen abonnement op alles. Alleen wat hoort bij jouw situatie.
- Pakket
Overstap-traject (op aanvraag)
Maatwerk vanaf €749
We bekijken samen je huidige situatie en bieden een traject op maat. Eenvoudige cases (1 tot 3 aandeelhouders zonder historische mutaties) volgen een vast tarief; complexere migraties krijgen een offerte.
Bekijk pakket
Vragen die hier vaak terugkomen.
Antwoorden in normale taal, niet in juridisch jargon.
01Moet ik mijn BV opnieuw oprichten?
Nee. We doen alleen de migratie van het register en een eenmalige notariële handeling om de nieuwe registratievorm vast te leggen. Je BV blijft volledig dezelfde, met hetzelfde KvK-nummer, dezelfde statuten (tenzij je ze ook wilt updaten), dezelfde fiscale geschiedenis, dezelfde contracten.
02Hoe lang duurt zo'n overstap?
Afhankelijk van complexiteit, typisch 2 tot 4 weken. Eenvoudige BV's (paar aandeelhouders, schone administratie) kunnen in 2 weken. Complexe familie-BV's met decennia geschiedenis kunnen 6 tot 8 weken duren. Hoofdvariabele: hoe snel alle aandeelhouders meewerken met Wwft-identificatie.
03Wat kost het?
Eenvoudige migratie (1 tot 3 aandeelhouders, schone administratie): vanaf €749. Gemiddelde gevallen: €1.500 tot €3.000. Complexe migraties: op offerte. We doen altijd een vrijblijvende intake voor je vastlegt: dan weet je precies waar je aan toe bent voordat je commitment geeft.
04Wat als ik mijn historische cap-table niet meer compleet heb?
Dat is helaas vaker regel dan uitzondering. We bouwen wat er gevonden wordt zo waterdicht mogelijk op en markeren expliciet wat 'pre-migratie startpositie' is en wat gereconstrueerd is uit notariële akten. Voor due diligence is dit beter dan het Excel-bestand: een investeerderadvocaat kan precies zien wat de oorsprong van iedere positie is.
05Moeten alle aandeelhouders meewerken?
Ja. Voor de notariële overgang naar de nieuwe registratievorm moet iedere aandeelhouder identificeren (via Sumsub, 10 minuten). Een aandeelhouder die weigert kan het hele traject blokkeren. Voor familie-BV's met passieve aandeelhouders kan dit gevoelig zijn; begin het gesprek ruim van tevoren en wees voorbereid op vragen over waarom dit nu nodig is.
06Behoud ik mijn huidige notaris?
Niet voor de migratie zelf: die wordt gedaan door een aan Digital Notary verbonden notaris. Wel voor toekomstige zaken die buiten Digital Notary vallen (bijvoorbeeld estate planning, vastgoedaktes). Veel founders houden hun huidige notaris voor persoonlijke zaken en gebruiken Digital Notary voor de BV-administratie.
07Wat als ik tegelijk mijn statuten wil moderniseren?
Goed moment om dat te doen. Statuten van vóór 2012 verwijzen vaak naar het oude minimumkapitaal-regime en missen voorzieningen voor moderne aandeelhouders-mechanismen (drag-along, tag-along, ESOP-pool). Een statutenmodernisering kost €499 extra en wordt in dezelfde notariële handeling meegenomen.
08Hoe zit het met fiscale gevolgen van de overgang?
De overgang naar een gegiraliseerd register heeft op zichzelf geen directe fiscale gevolgen voor de BV of de aandeelhouders. De BV blijft fiscaal dezelfde rechtspersoon, met dezelfde verliesposten, dezelfde fiscale eenheid (indien van toepassing), dezelfde aandeelhouderspositie. Wel kunnen er aanvullende meldingen aan de Belastingdienst zijn; bespreek met je accountant.
09Wat als ik een fiscale eenheid heb met een holding of dochter-BV?
Geen probleem. Een fiscale eenheid is een fiscale constructie, niet iets dat in het aandeelhoudersregister staat. We migreren beide BV's apart (typisch beide registers naar Nxchange). De fiscale eenheid blijft intact zolang de aandelenverhouding (95%+) ongewijzigd blijft.
10Kan ik later weer terug naar een papieren register?
Theoretisch ja, maar zeer ongebruikelijk. De gegiraliseerde vorm geeft een schoner en betrouwbaarder register. We zien dit verzoek vrijwel nooit; voor onze klanten is het bewust een eindstation, geen tussenstation.
Klaar om dit traject te starten?
Twintig minuten om je gegevens in te vullen.
Wij en onze notarispartners nemen het over. Geen kantoorbezoek, wel een echte notariële akte aan het einde van de rit.