Privacybeleid

Digital Notary B.V. (hierna: "Digital Notary") hecht grote waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, hoe wij deze gebruiken, delen en beschermen, en welke rechten je hebt. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere relevante wetgeving.

Dit privacybeleid is van toepassing op al onze diensten, waaronder ons online platform, de bijbehorende website en alle communicatiekanalen. Vennootschappen die van ons platform gebruik maken gaan ook een verwerkersovereenkomst aan met Digital Notary.

1. Inhoud en toepasselijkheid

Dit privacybeleid is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Digital Notary B.V. en de diensten die wij aanbieden via onze website en platform. Wij raden je aan deze verklaring aandachtig door te nemen om inzicht te krijgen in hoe wij met jouw gegevens omgaan. Bij wijzigingen in onze diensten of relevante wetgeving wordt dit privacybeleid aangepast. Wij informeren je over belangrijke wijzigingen via e-mail of notificaties in ons platform.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is Digital Notary B.V., Brouwersgracht 77, 1015 GC Amsterdam, KvK-nummer 91355702, e-mail support@digitalnotary.nl, telefoon +31 6 42 15 09 26.

Digital Notary heeft geen Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld, maar wij hebben wel een privacycontactpersoon. Voor privacyvragen kun je contact opnemen via de bovenstaande gegevens.

Sommige van onze diensten bieden wij aan in samenwerking met Nxchange B.V., een groepsmaatschappij van Digital Notary B.V., en met verschillende notariskantoren. In die gevallen zijn wij, samen met Nxchange B.V. of het betrokken notariskantoor, gezamenlijk verantwoordelijk voor de gegevensverwerkingen die daarop betrekking hebben. Nxchange B.V., Brouwersgracht 77, 1015 GC Amsterdam, KvK 62712616, e-mail support@nxchange.com, telefoon +31 20 240 43 65.

3. Welke gegevens verzamelen wij?

Digital Notary verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, afhankelijk van jouw interactie met onze diensten.

• Identificatiegegevens: naam, adres, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer.
• Financiële gegevens: IBAN, BIC, tenaamstelling van de bankrekening.
• Authenticatiegegevens: kopie van identiteitsbewijs inclusief identiteitsnummer en handtekening.
• Technische gegevens: IP-adressen, apparaatgegevens, cookie-informatie en gebruikersgedrag.
• KYC- en compliancegegevens: gegevens die de notaris moet opvragen op grond van de Wwft en sanctiewetgeving, waaronder UBO-informatie en informatie uit PEP-, AML- en sanctiecontroles.

Voor de verwerking van deze persoonsgegevens door het notariskantoor nadat wij de gegevens aan de notaris hebben verstrekt, is het notariskantoor verantwoordelijk. Voor informatie hierover verwijzen wij naar het privacybeleid van het notariskantoor.

Hoe verzamelen wij gegevens?

1. Direct van jou: via onze website of platform, bijvoorbeeld bij registratie of gebruik van onze diensten.
2. Via derden: zoals Sumsub voor identiteitsverificatie en SurePay voor IBAN-controles.
3. Automatisch: door gebruik van ons platform of website, bijvoorbeeld via cookies en analytische tools.

4. Doeleinden van verwerking

Digital Notary verzamelt en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende legitieme doeleinden.

1. Oprichten van juridische entiteiten: het oprichten en beheren van besloten vennootschappen (BV's) in samenwerking met betrokken notariskantoren en Nxchange B.V., en het bijhouden van digitale aandeelhoudersregisters via Nxchange B.V. als intermediair in de zin van de Wet giraal effectenverkeer (Wge).
2. Wettelijke naleving: identiteitsverificatie (KYC) en naleving van antiwitwaswetgeving (AML) en sanctiecontroles. Voldoen aan fiscale en juridische verplichtingen, zoals rapportages aan belastinginstanties.
3. Financiële verwerking: faciliteren van betalingen via betalingsdienstverleners waarmee wij samenwerken, waaronder Mollie en SurePay.
4. Verbetering van onze diensten: optimaliseren van ons platform via gegevensanalyse en risicobeoordelingen, automatisering van processen met tools zoals Make.
5. Klantencommunicatie: nieuwsbrieven en relevante informatie via Loops, ondersteuning via ons CRM-platform (Retool), en marketinggerelateerde e-mails.

Wettelijke grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat op grond van de AVG: uitvoering van een overeenkomst, voldoen aan wettelijke verplichtingen, gerechtvaardigd belang van Digital Notary of Nxchange B.V., of jouw expliciete toestemming. Toestemming kun je te allen tijde intrekken via info@digitalnotary.nl.

5. Cookies en tracking

Digital Notary maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om jouw gebruikerservaring te verbeteren, de functionaliteit van ons platform te waarborgen en statistieken te verzamelen over het gebruik van onze diensten.

1. Essentiële cookies: nodig voor de werking en beveiliging van onze website en platform.
2. Analytische cookies: voor het begrijpen van gebruikersgedrag en het verbeteren van onze diensten.
3. Functionele cookies: om gebruikersvoorkeuren, zoals inloggegevens, te onthouden.

Cookies van derden die wij gebruiken: Google Analytics 4 voor geanonimiseerde gebruiksstatistieken, inclusief cross-domain meting tussen digitalnotary.nl en app.digitalnotary.nl, Supabase voor het opslaan van technische gegevens en gebruikersdata, Loops voor het volgen van interacties met e-mails en nieuwsbrieven. Bij je eerste bezoek aan onze website vragen wij jouw toestemming voor het gebruik van niet-essentiële cookies. Deze toestemming wordt jaarlijks opnieuw gevraagd.

6. Delen van gegevens met derden

Digital Notary deelt jouw persoonsgegevens alleen met zorgvuldig geselecteerde derden en uitsluitend indien dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze diensten, het voldoen aan wettelijke verplichtingen of het verbeteren van onze systemen en processen.

Subverwerkers waarmee wij samenwerken

• Identiteitsverificatie en compliance: Sumsub (KYC, PEP, AML) en ComplyAdvantage (UBO-screening en compliance).
• Betalingsverwerking: Mollie (betalingen en financiële transacties) en SurePay (IBAN-verificatie en tenaamstellingscontrole).
• Data-opslag en technische ondersteuning: Supabase (primaire database) en Google Drive (secundaire opslag van documenten).
• Communicatie en automatisering: Loops (e-mails en nieuwsbrieven) en Make (procesautomatisering).

Met al onze partners hebben wij verwerkersovereenkomsten afgesloten om ervoor te zorgen dat jouw gegevens in overeenstemming met de AVG worden verwerkt en beschermd.

7. Opslaglocatie en bewaartermijn

Digital Notary slaat jouw gegevens op binnen de Europese Economische Ruimte (EER). In uitzonderlijke gevallen kunnen gegevens worden overgedragen naar landen buiten de EER. Indien persoonsgegevens worden verwerkt buiten de EER in landen waarvoor de Europese Commissie geen adequaatheidsbesluit heeft genomen, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Bewaartermijnen

1. Gegevens die wij moeten bewaren op grond van wettelijke verplichtingen: gedurende de wettelijke bewaartermijn, bijvoorbeeld 7 jaar voor belasting- en administratiedoeleinden.
2. Klantgegevens: maximaal 24 maanden na beëindiging van je account, tenzij anders vereist.
3. Identiteitsverificatie: gegevens verwerkt via Sumsub worden bewaard zo lang als vereist voor compliance- en KYC-doeleinden.

Na het verstrijken van de bewaartermijnen worden jouw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

8. Jouw rechten

Als gebruiker heb je op grond van de AVG de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

1. Recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken.
2. Recht op rectificatie als jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
3. Recht op gegevenswissing, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren.
4. Recht op beperking van verwerking, bijvoorbeeld tijdens een geschil over de juistheid van gegevens.
5. Recht op gegevensoverdraagbaarheid in een gestructureerd, machineleesbaar formaat.
6. Recht van bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
7. Recht om toestemming op elk moment in te trekken.

Verzoeken kun je indienen via info@digitalnotary.nl of telefonisch via +31 85 800 0389. Wij reageren binnen 30 dagen, met een mogelijke verlenging van 30 dagen bij complexe verzoeken. Indien je van mening bent dat wij jouw gegevens niet correct verwerken, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

9. Beveiliging van gegevens

Digital Notary neemt uitgebreide technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, wijziging of onrechtmatige verwerking.

1. Encryptie: gegevens worden zowel tijdens overdracht als in opslag versleuteld met geavanceerde encryptieprotocollen.
2. Toegangsbeheer: toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot geautoriseerd personeel; gebruikers loggen in met sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie.
3. Beveiligde infrastructuur: databases worden gehost via Supabase; het platform is ontwikkeld in Flutterflow.
4. Audits en monitoring: periodieke audits van onze beveiliging, continue monitoring van ongebruikelijke activiteiten.

10. Datalekken

In het geval van een datalek hanteren wij een strikt protocol om schade te beperken en transparant te communiceren. Binnen 72 uur na ontdekking informeren wij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het datalek geen risico vormt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen. Indien jouw gegevens zijn betrokken bij een datalek, informeren wij je over de aard van het lek, welke gegevens zijn getroffen en welke stappen worden ondernomen om verdere schade te voorkomen. Direct na een incident voeren wij technische en organisatorische aanpassingen door om toekomstige datalekken te voorkomen.

11. Wijzigingen in dit privacybeleid

Digital Notary behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid te wijzigen. Kleine wijzigingen worden direct bijgewerkt en gepubliceerd op onze website. Bij belangrijke wijzigingen, zoals aanpassingen door nieuwe wetgeving of veranderingen in onze dienstverlening, informeren wij je actief via e-mail of een melding op ons platform. De meest actuele versie van dit privacybeleid is altijd beschikbaar op onze website.

Contact

Heb je vragen over dit privacybeleid of wil je een verzoek indienen met betrekking tot jouw gegevens? Mail support@digitalnotary.nl of schrijf naar Brouwersgracht 77, 1015 GC Amsterdam.